نقش مدیریت در کارایی نیروی انسانی و اهمیت آن در سازمان ها

دکتر رابرت ساتن (Robert I.Sutton ، PHD )، استاد علوم مدیریت در دانشکده مهندسی دانشگاه استنفورد و محقق در زمینه مدیریت مبتنی بر شواهد، معتقد است: «مدیریت همانند نگه داشتن یک پرنده در دست است. اگر آن را بیش از حد سفت بگیرید، می میرد! اگر بیش از اندازه شل بگیرید، از دستش می دهید! [….] از اشتباهات دیگران درس بگیرید، نمی توانید آن قدر عمر کنید که خودتان همه آن ها را بیازمایید. [….] کارکنان از سازمان ها دست نمی کشند، بلکه از دست رؤسای بد فرار می کنند. [….] بررسی های گالوپ (Gallup) نشان می دهد؛ کارکنانی که سرپرست شان به شخصیت آن ها اهمیت می دهد،
شادتر و نسبت به شغل خود پایبندی بیش تری دارند. [….] هر رئیسی نمی تواند از تخصص همه زیر دستانش دانش عمیقی داشته باشد، بنابراین؛ وظیفه رئیس آن است که سؤالات خوبی را بپرسد، گوش بسپارد و تسلیم کسانی گردد که تخصص بیش تری دارند. [….] رؤسا تعیین می کنند افراد چگونه روزشان را سپری کنند و آیا از کارشان لذت ببرند یا نومیدی را تجربه کنند».
امروزه حفظ کارکنان شایسته، عمده ترین مشکل و وظیفه سازمان ها به شمار می آید. مشکلی که اگر حل شود، منجر به سودآوری و اثر بخشی بیش تر در سازمان می گردد. از سوی دیگر، از دست دادن کارکنان برای سازمان پر هزینه می باشد. هر سازمانی برای گام برداشتن در راستای دستیابی به اهداف خود به مدیرانی با تجربه و خردمند نیاز دارد تا کسب و کار خود را در مسیر درست حرکت دهد.
متأسفانه برخی از سازمان ها / شرکت ها از مدیریت های مجرب و حرفه ای بی بهره اند و به همین دلیل با مشکلات زیادی مواجه اند. مدیریت ضعیف یکی از عواملی است که می تواند یک سازمان را با چالش های بزرگی رو به رو کند. شرکت های کوچک، سازمان های بزرگ، ادارات، جایگاه های سیاسی و مراکز آموزشی، با انبوهی از افرادی پر شده اند که به نظر می رسد مناسب جایگاه های شان نیستند.
مدیران بی کفایت – در سراسر جهان – جایگاه هایی مهم و کلیدی را اشغال کرده اند. در حدی که دکتر ساتن از پدرش نقل می کند: «من فکر می کنم کسی به این مدیران دولتی گفته که هر چه قدر بیش تر پول مردم را بسوزانید، حقوق بهتری به شما خواهیم داد!».
کاملاً واضح است که یک مدیر قوی و کارآمد، بسیار بهتر از مدیری ضعیف و بی کفایت است. همه ما هم می توانیم به خوبی یک مدیر قوی و کارآمد را از مدیری فشل و ضعیف تشخیص دهیم؛ اما مسأله این است که گاهی یک مدیر ضعیف نقش مدیری قوی و کارآمد را بازی می کند و اطرافیان خود را فریب می دهد. البنه با نگاهی دقیق به توهمات این نوع مدیران مبنی بر این که رهبرانی ممتاز و قدرتمندند؛ به وضوح می توان برآورد کرد باورها و رفتارهای آن ها تا چه حد می تواند مخرب و خطرناک باشد. رفتارهایی که به سهولت قادرند به فروپاشی یک سازمان منجر شوند.
بزرگ ترین دارایی کسب و کارها، ابتدائاً، میزان سرمایه گذاری یا وسعت محل کار یا گستره و جغرافیای فعالیت و… آن ها نیست، بلکه تلقی کارکنان شان از کم و کیف مدیرانی ست که ایشان تحت نظر و راهبری آن ها مشغول کارند. به همین دلیل، افزایش نرخ خروج کارکنان باعث نگرانی این سرمایه های اصلی و حقیقی هر محیط کسب و کار می شود.
نکته کلیدی و بسیار حائز اهمیت این است که وقتی افراد سازمانی را ترک می کنند، دانش و مهارت های شان را هم با خود می برند. از دست دادن کارکنان بسیار هزینه بر است. این هزینه صرفاً هزینه های مالی نیست. به این دلیل است که سرمایه گذاری کردن در مجموعه ای از سیاست ها، استراتژی ها و روش هایی اثبات شده، به منظور نگه داشت بهترین کارکنان در سازمان و کاهش نرخ خروج ایشان، از اهمیت بالایی برخوردار است.
کارکنان ممکن است به دلایل مختلفی از جایگاه خود استعفا دهند و تصمیم به ترک کار بگیرند. یکی از این عوامل – که مهم ترین آن ها نیز به شمار می رود – میزان حقوق و مزایاست. فرصت های شغلی بهتر در سایر مجموعه ها، فشار کاری زیاد، عدم تعادل بین کار و زندگی، عدم تطابق با ارزش های سازمانی، ناکارآمدی مدیریت، کمبود فرصت های ارتقا و توسعه حرفه ای و شخصی و… نیز از جمله دلایل شایع خروج نیروی کار از سازمان محسوب می شوند.
باید توجه داشت وقتی تعداد زیادی از پرسنل یک کار جدیدی را آغاز می کنند، بسیار شیفته و علاقه مند شغل جدید خود هستند؛ اما طبق یافته های تحقیقات علمی، در 58 درصد از سازمان ها، انگیزه پرسنل در شش ماهه اول به سرعت کاهش می یابد و در سال های بعد نیز روحیه آن ها بدتر از پیش نیز می شود.

برخی از عوامل و پیامدهای حفظ یا خروج کارکنان

۱) شهرت منفی، عامل تخریب برند
این ویژگی نا خجسته، شرکت، سازمان یا برند شما را به شدت تحت تأثیر خود قرار داده و آن را از بین می برد.
تحقیقات نشان داده است که بیش از نیمی از نیروهای کاری، کار کردن برای شرکت های خوشنام را به حقوق بیش تر در یک شرکت بد نام ترجیح می دهند.

۲) نقش آموزش در مدیریت گردش کار:
کارکنان جدید برای این که بتوانند شایستگی های خود را به نمایش بگذارند و باعث پیشرفت سازمان بشوند، به آموزش نیاز دارند. تحقیقات نشان داده است حدود هشت ماه طول می کشد تا یک استخدام جدید به طور کامل به بهره وری برسد.

۳) خروج کارکنان و روحیه کلی سازمانی
وقتی کارمندان شاهد رفتن همکاران شان هستند، روحیه اشان تضعیف می شود. هر چه تعداد این استعفاها بیش تر باشد، روحیه کلی سازمانی کم تر می شود.

۴) هزینه های مضاعف فقدان کارکنان:
خروج کارکنان، مانع از رشد واقعی کسب و کار است. چنان چه نرخ خروج کارکنان شما بالا باشد، بیش تر سرمایه شما، هزینه پیدا کردن جایگزین های مناسب و آموزش دادن آن ها می شود.

۵) خراب کردن تجربه مشتری:
با از دست دادن کارکنان متعهد و تأثیر گذار، وقتی مشتریان شما دیگر کیفیتی را که از شما انتظار دارند دریافت نکنند، اعتمادشان به محصولات و خدمات شما را از دست خواهند داد.

عوامل مؤثر بر حفظ نیروی انسانی

۱) نیازهای فیزیولوژیکی:
شامل ملزومات غذا، لباس و مسکن کارکنان است. این نیازها باید برآورده شوند تا کارکنان دغدغه فکری و جسمی زیادی نداشته باشند. علاوه بر این، کارمندان باید ضمانتی داشته باشند مبنی بر این که نیازهای شان در آینده نیز برآورده خواهند شد.

۲) نیازهای ایمنی:
کارکنان خواهان ایمنی در شغل خود و هم چنین محافظت از ایشان در برابر خطرات و تهدیدات احتمالی محیط کار هستند. برآورده کردن نیازهای ایمنی کارکنان می تواند تأثیرات بسیار خوبی بر حفظ و نگهداشت نیروی انسانی بگذارد.

۳) نیازهای اجتماعی:
نیازها و خواسته های اجتماعی اصلی افراد معمولاً شهرت، اعتمادبه نفس، قدردانی از تلاش ها، استقلال و قدرت را شامل می شوند. این نیازها با مشارکت کارکنان در پیشبرد اهداف سازمان قابل شناسایی هستند.

۴) نیازهای خودشناسی:
همه ما همواره آرزو داریم در شغلی متناسب با توانایی ها و استعدادهای مان فعالیت داشته باشیم. به عبارتی، افراد با استخدام و به کارگیری در جایگاهی دون پایه تر از آن چه خود را شایسته تر تلقی می کنند، خوشحال و راضی باقی نخواهند ماند.

نقش مدیریت منابع انسانی و مهارت های شان در حفظ کارکنان

۱) برنامه های فرح بخش و انگیزه ساز:
ایجاد برنامه هایی برای افزایش انگیزه و روحیه کارکنان تأثیر مستقیمی در نگه داشت نیروی انسانی در سازمان ها خواهد داشت. زمان که کارمندان و کارکنان احساس کنند مدیران مجموعه برای آن ها ارزش و اعتبار قائل هستند و توجه ویژه به آن ها دارند، احتمال ترک کار توسط ایشان کاهش می یابد و به دنبال فرصت های شغلی دیگر نخواهند بود.

۲) اجتناب از گماردن فرد در پست غیر مناسب:
شغل خوب، شغلی ست که با شاغل در تناسب باشد. بسیاری از کارمندان شغل خود را تغییر می دهند؛ زیرا زمانی که در این نقش قرار می گیرند، متوجه می شوند که مهارت های آن ها با هم هماهنگ نیست و نوعی عدم تناسب با شغل دارند.

۳) ارزیابی سیستماتیک و علمی عملکرد کارکنان:
ازجمله وظایف مهم مدیران، ارزیابی عملکرد کارکنان است؛ لیکن یکی از عوامل پیچیدگی اجرای صحیح آن، نبود معیارها، استانداردها و شیوه های ارزیابی است. ذهنی بودن برخی از روش های ارزشیابی، باعث بــروز مشکلات مختلف برای سازمان می شود.

۴) ممانعت از تحمیل کار اضافی بر دوش کارکنان شایسته
با تجزیه و تحلیل صحیح کارکرد کارکنان می توان وظایف ایشان را به درستی تعیین و توزیع کرد و از ایجاد بار زیاد کاری روی دوش برخی کارکنان ممانعت به عمل آورد.

۵) درک و همگامی با کارکنان در رفع مشکلات شخصی اشان:
درک مشکلات نیروی انسانی و پیگیری برای رفع آن ها از سمت تیم مدیریت تأثیر قابل توجهی در نگهداشت نیروی انسانی خواهد داشت. زمانی که کارکنان حس کنند مشکلات شان توسط مدیران شناسایی و مورد پیگیری و حل و فصل قرار می گیرند، حس خوشایندی در آن ها ایجاد خواهد شد. این احساس ارتباط و اهمیت به نوعی اعلام حمایت و پشتیبانی از سمت مدیریت تلقی می گردد. این توجه مدیران سبب افزایش انگیزه، تعهد و رضایت کارکنان شده و ترک شغل کاهش خواهد یافت.

۶) قدردانی و تحسین عملکرد کارکنان:
در مدیریت نگهداشت نیروی انسانی، احساس عدم قدردانی به طور مرتب به عنوان دلیلی برای ترک شغل گزارش می شود. وقتی کارکنان احساس می کنند که مشارکت های شان نادیده گرفته می شود – یا به اندازه کافی مورد تحسین و قدردانی قرار نمی گیرند – میزان رضایت شغلی شان کاهش می‌یابد.

۷) توجه به امکانات رفاهی و توسعه همه جانبه
ارائه امکانات رفاهی و خدمات به طرز شگفت انگیزی بر رضایت و انگیزه کارمندان تأثیر مثبت می گذارد. امکانات رفاهی همانند
بیمه، مرخصی، فعالیت های تفریحی، ورزشی، مسافرت، ارتقا شغلی، پیشرفت و توسعه فردی و حرفه ای و… به تعهد کارکنان و احساس رضایت شغلی آن ها خواهد افزود.

۸) بازسازی روحیه و نشاط کارکنان
تشویق کارکنان به استفاده از مرخصی و تعطیلات به شکل منظم سبب بازیابی انرژی و روحیه آن ها خواهد شد. هم چنین این موضوع به تعادل بین کار و زندگی کارکنان کمک خواهد کرد.

۹) احترام به حریم خصوصی کارکنان
با ایجاد فضای کاری مثبت و دوستانه، احترام به زمان و موارد خصوصی کارمندان و ارزش به زندگی شخصی اشان، نه تنها تعادل بین فضای کاری و زندگی خصوصی ایشان فراهم می شود؛ بلکه به حفظ و نگهداشت نیروی انسانی نیز منجر خواهد شد.

۱۰) پاداش نقدی و مشوق های مادی
اقداماتی مانند ارائه پاداش و مشوق های مادی کارکنان؛ منجر به نتایج مثبتی هم چون افزایش انگیزه و تعهد کاری، ارتقا عملکرد، بهبود کارایی، افزایش بهره وری، جذب و حفظ نیروی با استعداد، ایجاد رقابت کاری سالم و… خواهد شد. به همین دلیل ارزیابی و تشویق نیروی کارآمد را یکی از روش های حفظ نیروی انسانی و افزایش انگیزه آن ها می دانند.